Office of Procurement and Contracts

IMPORTANT NEWS

Key Dates

Invoices and Accounts Payable: The end of the 2025-2026 fiscal year is April 30, 2026.  All invoices for services performed or supplies received prior to April 30, 2026 must be sent to Accounts Payable (accountspayable@laurentian.ca) by May 15, 2026.  As always, please ensure the proper procedures are followed (LU Code is required if over $5,000 – send request to expenditures-LU@laurentian.ca).

Procurement Procedures and Requisitions: When submitting requisitions for a purchase order, please indicate in the internal comments of the requisition if the services or supplies will be received prior or subsequent to April 30, 2026.

Ensure the proper procedures are followed for all purchases of goods and services; purchases are per the Policy on Procurement, requisitions are entered with all required information in accordance with the quotation, LU Code is obtained if over $5,000 including taxes and quotation is sent to purchasing@laurentian.ca

Reimbursements: All reimbursements relating to activities in fiscal year 2025-2026 should also be submitted via my.laurentian by May 15, 2026 or sent to treasury@laurentian.ca.

Factures et comptes créditeurs : L’exercice financier 2025-2026 se termine le 30 avril 2026. Toutes les factures pour services rendus ou fournitures reçues avant le 30 avril 2026 doivent être envoyées aux Comptes créditeurs (accountspayable@laurentian.ca) d’ici le 15 mai 2026, au plus tard. Veuillez vous assurer que les procédures appropriées sont suivies (le code de l’UL est de mise si elle est supérieure à 5 000 $ - envoyer votre demande à expenditures-LU@laurentian.ca).

Procédures touchant les achats et demandes : Lors de la soumission de demandes pour un bon de commande, veuillez indiquer dans les commentaires si les services seront rendus ou si les fournitures seront reçues avant ou après le 30 avril 2026.

Assurez-vous que les procédures appropriées sont suivies pour tous les achats de biens et de services; les achats doivent être conformes à la Politique d’achat, les demandes doivent être saisies avec tous les renseignements requis conformément au devis, le code de l’UL doit être obtenu si le montant dépasse 5 000 $ taxes incluses, et le devis doit être envoyé à purchasing@laurentian.ca.

Remboursements: Tous les remboursements relatifs aux activités de l’exercice financier 2025-2026 doivent également être soumis sur ma.Laurentienne avant le 15 mai 2026 ou envoyés à treasury@laurentian.ca.

Merci.

Laurentian University Preparing to Unleash the Jaggaer

Laurentian University is moving forward with a major modernization of its procure-to-pay processes and will soon implement the Jaggaer eProcurement system, widely adopted across the higher-education sector in Canada.

The new system will introduce several important improvements for the campus community:

• A modern purchasing experience with an interface similar to online marketplaces, making it easier to browse, compare, and purchase from contracted suppliers.
• Simplified and more efficient workflows, reducing manual steps, lowering administrative burden, and accelerating transaction processing.
• Enhanced cost control and compliance, as purchases become more consolidated under awarded suppliers and follow consistent, policy-aligned procedures.

The University is currently working with an implementation partner, and the project is in its early planning phase.

The launch of Jaggaer represents a significant step in transformation at Laurentian University. Additional updates and resources will be shared through the New Procure to Pay Platform webpage as the project moves forward.